Na pierwszy rzut oka żaden właściciel firmy nie powinien mieć problemu z zaksięgowaniem po stronie kosztów konieczności zakupu materiałów biurowych. Charakterystyczna jednak dla polskich małych i średnich przedsiębiorców forma prowadzenia biznesu, tj. jednoosobowa działalność gospodarcza, również w wypadku tych zakupów może rodzić kłopoty podczas kontroli Urzędu Skarbowego. Każdemu może się darzyć, że na fakturze z hurtowni z materiałami biurowymi, pojawiły się pozycje obejmujące pełną wyprawkę szkolną. Kilka poniższych uwag być może ułatwi unikanie niektórych pułapek i pomoże bez obaw rozliczać zakupy konieczne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Co to są materiały biurowe?

Przecież to proste – papier, długopisy i ołówki, segregatory i teczki, czasem jeszcze tusz do drukarek, jeśli nie korzystamy z obsługi serwisu komputerowego. Ale gdy przyglądniemy się ofertom sklepów z szeroko rozumianymi akcesoriami do biur, to znajdziemy tam również podstawki pod monitory, krzesła i ergonomiczne nakładki, środki czystości czy kawę i herbatę. Oczywiście automatycznie wpisujemy taką fakturę w pozycji kosztów uzyskania przychodów, jednak urzędnik US na pewno nie potraktuje zakupu Domestosa czy paczki Woseby, jako materiałów biurowych. Rodzi to konieczność wydzielenia z faktury kosztów reprezentacyjnych, co niestety nie jest już dla nas korzystne podatkowo.

Czego unikać?

Jeśli wyposażamy lub doposażamy biuro dla pracowników to oczywiście faktury za meble, elektroniczny sprzęt biurowy czy materiały biurowe wrzucamy w koszty uzyskania przychodu, chyba że zdecydujemy się lepszej jakości fotel biurowy i komputer amortyzować. Nie będziemy tutaj dywagować, która z opcji jest lepsza, bo każda działalność jest inna i na to pytanie najlepiej odpowie własna księgowa – chyba, że jesteśmy nią sami dla siebie, to w takim wypadku warto skorzystać z porady biura rachunkowego lub dopytać w Urzędzie Skarbowym. Najbardziej uważać trzeba w przypadku, gdy biuro prowadzimy samodzielnie i w dodatku we własnym domu lub mieszkaniu – o tym poniżej.

Biuro w domu

Czy czajnik bezprzewodowy możemy potraktować jako materiał biurowy, skoro widnieje na fakturze wystawionej przez sklep lub hurtownię specjalizująca się w sprzedaży wszelkiego rodzaju wyposażenia i akcesoriów do biur? Jeśli będzie stał w pomieszczeniu, które wydzielimy, jako służące do prowadzenia działalności gospodarczej, to tak, ale jeśli będzie stał w kuchni kontrola z US wskaże to jako uchybienie i nałoży karę. Dlatego, choć dużo wydatków można wrzucić w koszty, mimo prowadzenia przedsiębiorstwa w domu, należy być ostrożnym i wpisywać tylko te szeroko rozumiane materiały biurowe, które faktycznie służą podczas prowadzenia biznesu.

Krótkie podsumowanie

Temat materiałów biurowych traktowanych, jako koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej jest bardzo szeroki i został tu tylko poruszony. Najlepszym wyjściem zawsze będzie wspomniane już wcześniej udanie się z konkretnym pytaniem do Urzędu Skarbowego, a potem na konsultację do biura rachunkowego. Należy unikać niewielkich oszczędności w postaci kupowania nowego komputera dziecku i wpisywania go po stronie kosztów – korzyść podatkowa niewielka, a kara urzędowa znacznie przewyższy nieudany wybieg. Niech wyprawka szkolna będzie wyprawką, a nowa niszczarka do papieru realnym materiałem biurowym, który zmniejsza podstawę opodatkowania.