Dokumenty w formie elektronicznej stały się nieodłączną częścią naszego życia. Nie ma już nic dziwnego w fakturach udostępnianych w formie PDF, a przesłanie deklaracji podatkowej do urzędu skarbowego również może odbyć się przez Internet. Z dokumentami w formie elektronicznej mamy także do czynienia w firmach.

Jak ograniczyć koszty przechowywania danych w firmie?

Współczesne przedsiębiorstwa nie wyobrażają sobie efektywnej pracy bez nowoczesnych komputerów i urządzeń biurowych. Z roku na rok coraz więcej firm decyduje się również na przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej. Pozwala to ograniczyć koszty związane z koniecznością wynajęcia archiwum, nie trzeba też przeznaczać do tego celu pomieszczeń biurowych. Jakie dane można przechowywać w formie elektronicznej? Czy warto zainwestować w profesjonalne programy umożliwiające szybkie skanowanie dokumentów i udostępnianie ich w chmurze?

Jakie dokumenty można przechowywać w formie elektronicznej?

Prowadzisz firmę i chcesz przenieść dokumenty księgowe na serwer lub inny nośnik danych? W formie elektronicznej możesz przechowywać między innymi wyciągi bankowe, deklaracje podatkowe, polecenia księgowe czy dokumenty kasowe, a także faktury sprzedażowe lub kosztowe. Potwierdziła to interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie, która uznała, że faktury mogą być przechowywane w postaci elektronicznego obrazu, np. w formie skanu. Sposób przechowywania musi gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści, a jednocześnie umożliwiać dostęp do dokumentu w formie papierowej (oryginał), na każdorazowe żądanie organu dokonującego kontroli skarbowej. W przypadku faktur istnieje możliwość ich archiwizacji w postaci cyfrowej zarówno w przypadku, gdy zostały wystawione w formie elektronicznej, jak również papierowej (kiedy zostały zeskanowane).

W formie elektronicznej można również przechowywać księgę przychodów i rozchodów, rejestry VAT sprzedaży i zakupów, ewidencję wyposażenia, a także ewidencję środków trwałych.

Jak wykorzystać narzędzia do wirtualnego obiegu dokumentów?

Rozwój nowoczesnych technologii sprawia, że na rynku pojawia się coraz więcej narzędzi pozwalających na konwertowanie tradycyjnych dokumentów do formatu elektronicznego. Papierowa faktura, umowa podpisana przez kontrahenta, dokumenty pracownicze – to wszystko można w szybki sposób zeskanować i umieścić na firmowym serwerze lub w pamięci wirtualnej chmury. Na rynku istnieje dużo narzędzi umożliwiających pracownikom sekretariatu szybkie archiwizowanie dokumentów. Każda faktura czy umowa może być zeskanowana, a jej wersja papierowa opatrzona specjalną naklejką z kodem. Dokumenty przechowywane w pamięci wirtualnego dysku lub na serwerze mogą być udostępniane wybranym pracownikom.